במסגרת ההנחיה נכללה לראשונה דרישה להודעה למס הכנסה 30 יום לפני ההשמדה על הכוונה להשמדה אשר תכלול את הכתובת בה מצוי המלאי המיועד להשמדה, המועד המתוכנן ושוויו בספרים כדי לאפשר למס הכנסה להחליט האם ברצונו להיות נוכח בזמן השמדת המלאי.
בסמוך להשמדה יערך פרוטוקול אשר יכלול את המועד, האופן והסיבות להשמדה.
בפרוטוקול יכללו מועד ההשמדה, אופן ההשמדה, הסיבות להשמדה ופרטי הטובין המושמדים, לרבות שם הפריט והמספר הסידורי שלו כפי שהם מופיעים ברשימת המלאי ואם נרכשו הפריטים לאחר עריכת רשימת המלאי האחרונה הדבר יפורט בפרוטוקול ויצורפו האסמכתאות לרכישה. כאשר המלאי מנוהל באופן ממוחשב יערך חלק זה של הפרוטוקול בצורה ממוחשבת.
הפרוטוקול ייחתם וישמר כחלק ממערכת הנהלת החשבונות יחד עם כל המסמכים הנלווים להשמדה.
במקרים בהם השמדת המלאי מתבצעת מכוח חוקים או הוראות, כגון חוק מועצת הצמחים (ייצור ושיווק)[1], חוק הגנה על בריאות הציבור (מזון) וכו' התיעוד הנלווה לפעולת השמדת המלאי יכול להחליף את הפרוטוקול הנדרש בהתאם להוראות. במצב זה, יש לערוך מסמך נלווה אשר יקשור בין התיעוד של השמדת הפריטים מכוח אותם חוקים או הוראות ובין רשימות המלאי של הנישום, באופן שבו ניתן יהיה לזהות באופן חד ערכי את הפריט המושמד.
במקרים חריגים בהם נוצר הצורך להשמיד מלאי באופן מידי (מכוח חוק או הוראות של גופים מפקחים שונים), ולא ניתן להודיע 30 יום מראש, יש לידע את פקיד השומה הרלוונטי באופן מידי ולתעד את המלאי המושמד.
מומלץ לפעול בהתאם כדי להיות זכאים להפחתת שווי המלאי המושמד לצרכי מס.
לפרטים ולהבהרות ניתן לפנות לרו"ח אמיר כהן במשרדנו בת"א.
[1]סעיף 60 לחוק עוסק בהשמדת עודפי תוצרת צמחית ומסדיר את התנאים והנהלים להשמדת עודפי תוצרת צמחית