א. הפיכת שומות לסופיות

סעיף 145 (א) לפקודת מס הכנסה (נוסח מתוקן) קובע:

"(1) מסר אדם דו"ח לפי סעיף 131 , יראו את הדו"ח כקביעת הכנסה בידי אותו אדם (להלן- שומה עצמית) ופקיד השומה ישלח לו הודעה בדבר סכום המס שהוא חייב בו על פי הדו"ח; דין הודעה כאמור כדין הודעת שומה לפי סעיף 149.

(2) פקיד השומה רשאי, תוך שלוש שנים [עד תיקון 114 ולגבי דו"חות עד לשנת המס 1995 – תוך ארבע שנים] מתום שנת המס שבה נמסר לו הדו"ח, לבדוק אותו ולעשות אחת מאלה:

א. לאשר את השומה העצמית;

ב. לקבוע לפי מיטב שפיטתו את סכום הכנסתו אדם, את הניכויים, הקיזוזים והפטורים המותרים ממנה על פי כל דין ואת המס שהוא חייב בו, אם יש לו טעמים סבירים להניח שהדו"ח אינו נכון.שומה לפי פסקת משנה זו יכול שתעשה בהתאם להסכם שנערך עם הנישום. [תחולה לגבי הדו"חות שיש להגישם לשנת המס 1996 ואילך]"

משמע לפקיד השומה בתקופה של 3 שנים מתום שנת המס בה הוגש הדו"ח סמכות לבדוק את הדו"ח ולשום את הנישום. אם לא עשה כן תוך התקופה הזו מתקבל הדו"ח העצמי שהוגש כשומה סופית.

נציין כי לפקיד השומה האפשרות לטפל בשומות שנה נוספת וזאת באישור מיוחד של נציב מס הכנסה עפ"י הוראות סע' 147 לפקודה.

ב. שמירת מערכת החשבונות

להלן ההנחיות הקבועות בהוראות מס הכנסה (ניהול חשבונות) בדבר שמירת מערכת החשבונות ומסמכיה:

1. מערכת החשבונות

   מערכת החשבונות מוגדרת בסעיף 1 להוראות כדלקמן:

   "ספרי חשבון ותיעוד אשר נישום חייב לנהל לפי הוראות אלה".

   כלומר, המערכת כוללת כל מסמך או ספר הכלולים בתוספת המתייחסת אליכם, וכן כל מסמך שהוא חלק ממערכת חשבונות כפולה.

   ההגדרה האמורה כוללת בין השאר שוברי קבלה, תעודות חיוב וזיכוי, תעודות תשלום חשבוניות מס או עסקה, לרבות העתקיהם הקבועים בפנקסים הכרוכים.

2. מיקום מערכת החשבונות

   מערכת החשבונות תשמר במקום העסק או במקום אחר שהודיעו עליו לפקיד השומה.

   ניתן להוציא אותה זמנית או את חלקה מהמקום הקבוע לשם ביקורת, השלמת רישומים, עיון וכו'.

3. זמן שמירת מערכת החשבונות

   המערכת תשמר במשך 7 שנים מתום שנת במס אליה היא מתייחסת, או 6 שנים מיום הגשת דו"ח המס, לפי המאוחר.

   חריגים לתקופה שצוינה לעיל, הם המסמכים שאין חובה לנהלם במסגרת הוראות ניהול פנקסים אך קשורים למערכת הכספים וניהולה, כגון מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים, חוזים וכו' אלה ישמרו משך 3 שנים לפחות מיום הגשת הדו"ח בלבד.

4. אופן שמירת מערכת החשבונות

   על ההעתקים השמורים להיות קריאים.

   חשבונית מס / חשבונית עסקה ישמרו כך שתתקיים שיטה לפיה ניתן לעקוב אחר רציפות המספרים העוקבים של העותקים אשר נשארו במערכת.

   אם בוטלה חשבונית מסיבה כלשהי, ישמר ההעתק ואם המקור בידכם, ישמר גם הוא.

   ניתן לשמור מערכת חשבונות ע"ג אמצעי אחסון ממוחשבים זאת באופן המאפשר הפקה זמינה של העתק הזהה במהותו למקור בציון המילה "העתק".

   אם מוחלפת מערכת המחשב, יש להפיק את כל הפלטים כיוון שהוראות מס הכנסה דורשות קיום מערכת חשבונות קריאה ולא רק קיום המערכת בלבד.

5. מזעור המערכת

   ניתן לשמור מסמכים בצורת העתק צילומי מזעור, זאת אם הדבר בוצע בהתאם לכללים שנקבעו בנספח ד' סעיף 36 להוראות.

   כללים אלו קובעים כי על המזעור להתבצע ע"י ממזער מוסמך, שמוגדר כמי שקיבל אישור מנציבות מס הכנסה לכך, על הצילומים הממוזערים להוות רצף במיקרופילם רציף (שלא נחתך או חובר בדרך כלשהי) ושבתחילתו נכללו האישורים לממזער המסמך והאישורים הנדרשים בתקנות העדות (צילומים) התש"ל - 1969.

   על הצילומים הממוזערים להיות קריאים ויש לנהל רשימת איכון (אינדקס) לגביהם.

   ביעור מערכת החשבונות המקורית יכול להיעשות 60 יום לאחר המזעור בתנאי שעד 30 יום לאחר סיום המזעור הודיעו לנציב מס הכנסה על מועד הביעור והתקבל אישור הנציב לכך.

6. אי שמירת המערכת

   תשומת לבכם לעובדה שדעת נציבות מס הכנסה היא שאם לא נשמרה מערכת הנהלת החשבונות עפ"י הפקודה וההוראות שצוינו לעיל, כך שאין אפשרות להציגה במקרה והדבר נדרש, הרי כאילו לא נוהלה הנהלת חשבונות כנדרש כלל, דבר המהווה סיבה לפסילת הספרים.

7. סיכום

   אי שמירת מערכת החשבונות עלולה לגרום לתוצאות חמורות.

   לפיכך מומלץ לשמור את כל החומר הקשור לניהול הספרים עד מועד הגניזה הנדרש כדי למנוע בעיות עם רשויות המס בנושא זה.

לפרטים והבהרות נוספות ניתן לפנות לרו"ח חן שחרור, במשרדינו בת"א.