להלן הנחיות ניהול פנקסי חשבונות אשר עניינן סריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי, אשר מקורם בתיקון להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות)(מס' 2), התשל"ג – 1973, אשר פורסם ביום 31 בדצמבר 2012, ותחילתן מיום 1 לינואר 2013.

התיקון הנדון קובע כללים לניהול מסמכים כתוצר של סריקה ממוחשבת, כללים לביעור המסמכים המקוריים וקביעת כללים לשמירת מסמכים בארכיב דיגיטלי.

חוזר 9/2013 של רשות המיסים מפרט את העקרונות והתנאים לסריקה. להלן עיקרי התיקון:

מסמכים שניתן לסרוק

הסריקה היא של המסמכים שהם בגדר "תיעוד חוץ", כלומר: קבלות, תעודות משלוח, חשבוניות, חשבוניות מס, הודעות זיכוי והזמנות.

הכוונה למסמכים שהתקבלו מגורמי חוץ ולא של מסמכים שהופקו ע"י הנישום עצמו שאותם מלכתחילה ניתן לשמור באמצעים ממוחשבים ואין צורך לשמור את מסמך הנייר (hard copy).

הליך הסריקה

הסריקה יכולה להיות על ידי הנישום בעצמו.

תנאי הסריקה

1. המסמך חייב להיות רשום במערכת החשבונות של הנישום.

2. המסמך נסרק בסורק ממוחשב כך שיאפשר תוצר קריא הזהה למקור.

3. למסמך צריכות להתווסף המילים "מסמך סרוק".

4. על הקובץ הסרוק להיות חתום בשתי חתימות אלקטרוניות, אחת מהם יכולה להיות אוטומטית, אשר יאשרו את הזהות בין המסמך המקורי להעתק הצילומי שנתקבל בהליך הסריקה.

5. יינקטו אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה לקובץ המחשב ומפני שיבוש שעלול לגרום לשינוי הקובץ.

6. יינקטו אמצעים ממוחשבים מתאימים לכך שבמעבר מטכנולוגיה אחת לאחרת לא יהיו שינויים בקובץ המקור.

שמירת המסמכים הסרוקים

בתקנות הוגדר ארכיב הדיגיטלי שהוא מערכת לניהול רשומות אלקטרוניות. בהוראות נקבעו מספר תנאים הנוגעים לניהול הארכיב כמו למשל שיטת חיפוש קלה של המסמך על פי נתונים מזהים כמו שם המסמך, סוג המסמך, תאריך המסמך, מספר העוסק של מוציא החשבונית וכדומה.

כמו כן נקבעו כללים לאפשרויות יצוא הקבצים להעברה בקלות למשרדי רשות המסים. כן ניתנו הוראות לצורת השמירה של המסמכים ודרישה לאחזור כל מסמך שהוכנס לארכיב.

ביעור המסמכים המקוריים

סריקה של תיעוד חוץ תאפשר לאחר קיום כל תנאי האחסון המפורטים בהוראות החדשות לבער את המסמכים המקוריים.

התנאים הנוספים שהוגדרו לכך שנישום יוכל לבער מסמכים סרוקים הינם שהנישום הגיש את דוח ההתאמה למס לאותה שנת מס, דוח על ניכוי במקור מספקים (856), אי הרשעתו של הנישום בעבירות שונות והיות פנקסי הנישום לאותה שנה קבילים ואינם נשוא של הליך פסילת ספרים.

לפרטים נוספים בנושא זה לפנות לרו"ח אסף הילדסהיימר במשרדנו בת"א.