על אגודה שיתופית מוטלת חובה להגיש מסמכים שונים לאגף לאיגוד שיתופי (רשם האגודות השיתופיות) לפי הפירוט שלהלן:

1. דוחות כספיים שנתיים מבוקרים;

2. דוח סקירת מנהלים;

3. העתקי פרוטוקולים שונים.

אי הגשת המסמכים הנ"ל במועד עלולה לגרום להטלת קנסות על האגודה ועל נושאי תפקיד בה.

להלן פירוט עיקרי המסמכים אותם יש להגיש לאגף:

1. דוחות כספיים מבוקרים

א. המועד האחרון להגשת דוחות כספיים מבוקרים הינו 31 באוגוסט בשנה העוקבת.

לרשם סמכות להעניק ארכה להגשת הדוחות הכספיים, לתקופה שלא תעלה על שלושה חודשים, דהיינו עד ליום 30 בנובמבר.

בפועל, במקרים בהם היה סבור הרשם כי קיים צורך בכך, העניק הוא ארכות נוספות להגשת הדוחות.

לאגודות המבוקרות ע"י משרדנו - הטיפול בקבלת ארכה, באם נדרש, הינו באמצעות משרדנו.

ב. אגודות שטרם החלו לפעול או לא ניהלו פעילות כספית בשנת הדוח - פטורות מהגשת דוחות כספיים, אולם על פי הוראות הרשם קיימת חובה לדווח לו, כי לאגודה לא הייתה פעילות כספית בשנת הדוח.

האחריות על הדיווח הינה על יו"ר ועד ההנהלה של האגודה.

לאגודות המטופלות ע"י משרדנו - הטיפול בעניין, באם נדרש, יכול להתבצע באמצעות משרדנו.

2. סקירת מנהלים

א. טופס זה, שחובת הגשתו הוטלה החל משנת 2005, כולל נתונים שונים על האגודה. בעלי התפקיד אשר נדרשים לאשר בחתימתם את הנתונים בטופס הם יו"ר ועד ההנהלה ומורשה החתימה של האגודה.

לטופס שני חלקים:

(1) סקירת מנהלים - כל אגודה חייבת בהגשתו;

(2) סקירת כלכלית - רק אגודות אשר הכנסותיהן השנתיות מפעילות שוטפת (כולל הכנסות מתאגידי בת) עולה על 10 מיליון ש"ח חייבות בהגשתו;

הגשת הטפסים לאגודות המבוקרות ע"י משרדנו מתבצעת באמצעות משרדנו יחד עם משלוח הדוח הכספי.

במשרדנו הוכן קובץ אקסל לטופס זה וניתן לקבלו על פי פנייה.

3. העתקי פרוטוקולים של אסיפות

אגודה נדרשת להעביר לרשם תוך 15 יום מהאסיפה או הבחירות, לפי העניין את הפרוטוקולים הבאים:

א. פרוטוקול אסיפה כללית שנתית;

ב. פרוטוקול אסיפה בה נבחר ועד ההנהלה או הופסקה כהונתו. כמו כן באם חל שינוי בהרכב הועד יש צורך בעדכון הרשם;

ג. פרוטוקול אסיפה כללית בה הוחלט על עריכת הבחירות בקלפי;

ד. פרוטוקול ועדת הקלפי;

כאשר מועברים אלינו מסמכים אלו (לצרכי אישור על זכויות חתימה) הם מועברים על ידינו ישירות לרשם.

ה. רשות אחרת מרשויות האגודה- על פי בקשת הרשם כל פרוטוקול של רשות אחרת מרשויות האגודה יועבר אליו.

4. קנסות מינהלים

תקנות העבירות המנהליות (קנס מינהלי- אגודות שיתופיות), התשס"ד - 2003, הינן תקנות הדנות בסנקציות כספיות המוטלות בגין עבירות מנהליות באגודות שיתופיות.

בהתאם לתקנות אלה נקבע, כי עבירה על הוראה מהוראות סעיף 57 לפקודת האגודות השיתופיות הינה עבירה מנהלית (אי מסירת הודעה, דוח או מסמך כלשהו שהיא חייבת על פי הדין או מסירה בזדון של מידע כוזב או בלתי מספיק וכדומה).

יודגש, כי קנס יכול שיוטל על האגודה עצמה וכן על כל בעל תפקיד שעבר את העבירה.

גובה הקנסות כפי שנקבע בתקנות:

עבירה מנהלית- 1,500 ש"ח

עבירה מנהלית חוזרת- 3,000 ש"ח

עבירה מנהלית נמשכת- 10% מהקנס בגין כל יום של הימשכות העבירה, כמפורט בתקנות.

לפרטים נוספים ניתן לפנות לרו"ח מוריה טייכמן במשרדנו בת"א.